Secrétaire administratif

Le secrétaire administratif assure des missions administratives et de gestion dans divers types d’organisations : des entreprises, des associations, des cabinets de conseil ou encore des collectivités territoriales. Sa polyvalence et son organisation sont ses atouts pour accomplir ses missions. Il est chargé de l’accueil physique et téléphonique, du traitement des courriers, de la rédaction de comptes rendus et de notes, de l’organisation de réunions, de la gestion des agendas, de la mise à jour de fichiers et de bases de données. Il peut également être amené à effectuer des tâches comptables ou de gestion du personnel.

Le secrétaire administratif est un métier qui nécessite des connaissances techniques en bureautique et en outils informatiques. Il peut travailler en équipe ou en autonomie. Dans tous les cas, il doit être en mesure de s’adapter à différents contextes professionnels.

Vous voulez en savoir plus sur ce métier ? Consultez la fiche « Secrétariat », code ROME M1607.

Le métier de secrétaire administratif dans le domaine privé est accessible avec un baccalauréat général, technologique ou un Bac Pro Secrétariat. Cependant, pour trouver plus facilement un premier emploi, il est conseillé aux étudiants d'obtenir un BTS Gestion de PME PMI ou un BTS Supports à l'Action Managériale.
Pour devenir secrétaire administratif dans le domaine public, il est nécessaire de réussir le concours d'entrée dans la fonction publique. La réussite au concours commun de secrétaire administratif de classe normale permet par la suite de travailler dans des collectivités ou d'autres organismes publics tels que les Ministères ou l'Éducation Nationale.

Le métier de secrétaire administratif est plutôt accessible, sans nécessiter un niveau d'étude élevé. Il est possible de trouver un poste après l'obtention d'un bac général, d'un bac technologique ou d'un bac professionnel secrétariat. Les formations en secrétariat et bureautique permettent d’acquérir les compétences nécessaires à la maîtrise des outils bureautiques, à la gestion de l’agenda, à la communication professionnelle, à la rédaction de courriers et de comptes-rendus. C'est pourquoi, il est idéal de poursuivre ses études jusqu'à un Bac+2, afin de renforcer ses compétences, maximiser ses chances de trouver un emploi et prétendre à une meilleure rémunération. Un étudiant titulaire du bac ou d'un équivalent peut donc s'orienter vers un BTS Gestion PME PMI ou un BTS Support à l'Action Managériale. Le BTS Gestion de la PME se concentre principalement sur la comptabilité et les compétences polyvalentes nécessaires pour travailler au sein d’une petite ou moyenne entreprise. En revanche, le BTS SAM (support à l'action managériale) met l’accent sur les compétences linguistiques et la communication, ce qui destinera davantage à des rôles d’assistance.

Vous envisagez une carrière de Secrétaire administratif ? Découvrez les différentes étapes pour vous former dans ce métier.

Le secrétariat administratif est un métier très polyvalent, et les missions peuvent être différentes d'une structure à une autre. Dans certaines entreprises, le secrétaire administratif peut être chargé de tâches techniques ou commerciales, comme la réalisation de devis ou la rédaction de documents techniques. En général, ses missions principales sont :

• Gérer l’agenda et les rendez-vous du supérieur hiérarchique.
• Classer et archiver des documents administratifs.
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus.
• Assurer la communication interne et externe de l’entreprise.
• Préparer des réunions et en effectuer le suivi.
• Traiter les appels téléphoniques, les e-mails et le courrier.
• Gérer les demandes des salariés, des fournisseurs et des clients.
• Accueillir les visiteurs et les orienter vers les services concernés.

• Le secrétaire administratif gère un large éventail de tâches au quotidien. C'est un poste très polyvalent, ce qui permet de ne jamais s’ennuyer et de toujours apprendre de nouvelles choses.
• Les secrétaires administratifs peuvent travailler dans des entreprises de tous types, des collectivités territoriales, des ministères, des associations, des établissements publics, etc. Cette diversité des environnements professionnels permet de développer des compétences variées.
• Le métier de secrétaire administratif offre une grande stabilité de l’emploi. En effet, les secrétaires administratifs sont souvent recrutés en tant que fonctionnaires, ce qui assure une sécurité de l’emploi et des perspectives de carrière intéressantes.

• Le secrétaire administratif est en contact avec des interlocuteurs variés et doit être capable de gérer des situations parfois difficiles, telles que des conflits, des urgences ou des imprévus. Cette pression peut être difficile à gérer pour certaines personnes.
• Les tâches confiées au secrétaire administratif peuvent parfois sembler peu valorisantes et peu stimulantes intellectuellement, ce qui peut être décourageant à long terme.

Le secrétaire administratif doit posséder une connaissance approfondie des outils informatiques dédiés à la bureautique.
Le secrétaire administratif doit faire preuve d'une expression orale et écrite irréprochable. Il s'occupe de nombreuses rédactions. Il doit aussi montrer une bonne image de la structure lorsqu'il accueille des clients ou qu'il répond au téléphone.
Les secrétaires administratifs doivent être organisés, rigoureux et avoir une bonne gestion du stress pour réussir. Ils doivent savoir gérer les urgences et hiérarchiser les priorités.
Le secrétaire administratif est souvent exposé à des informations confidentielles. La discrétion est donc une des qualités indispensables pour exercer ce métier.

Le salaire moyen d’un secrétaire administratif se situe entre 2 000 et 2 500 euros brut par mois. Il varie en fonction de son niveau de formation, de son statut dans le public ou le privé, du type d'entreprise et de la complexité du poste.
Dans le domaine public, le salaire brut mensuel s'élève à un peu moins de 2 000 euros brut par mois au moment du recrutement pour approcher les 3 000 euros mensuels en fin de carrière. Les 1 800 euros net par mois mènent ce métier à un salaire médian de 26 000 euros par an. La rémunération suit les indices des administratifs de catégorie B, qui, selon les relevés de la CFDT (confédération française démocratique du travail), débutent à 1 607 euros par mois.
Dans le secteur privé, le salaire médian pour les emplois de secrétaire administratif en France peut s'estimer aux alentours de 25 000 euros brut par an, soit un peu plus de 2 000 euros brut par mois. Les postes de niveau débutant commencent avec un salaire d'environ 20 000 euros par an, tandis que les profils les plus expérimentés peuvent atteindre jusqu’à 30 000 euros par an, voire plus. La rémunération totale, compte tenu des avantages liés aux conventions collectives et à la taille de l'entreprise, peut augmenter grâce à l'ancienneté. En dehors de la fonction publique, les recrutements font souvent appel à l'intérim, ce qui permet aux secrétaires administratives de bénéficier des primes liées à la précarité.

Le secrétaire administratif passe beaucoup de temps à travailler dans un bureau, derrière un ordinateur. Avec le numérique, l'époque de la paperasse est désormais révolue, il en manipule beaucoup moins qu'il y a quelques années. Il peut être amené à se déplacer pour rencontrer des partenaires commerciaux ou des clients de son entreprise. Le travail du secrétaire administratif implique de nombreuses interactions avec différents interlocuteurs, notamment les collaborateurs internes, mais aussi les clients, les fournisseurs et les visiteurs. Le responsable hiérarchique du secrétaire administratif dépend de l’organisation pour laquelle il travaille, mais il s'agit généralement d'un chef de service ou un responsable de département.

Durant sa carrière, un secrétaire administratif peut renforcer ses compétences en suivant des formations, et les faire reconnaître en faisant valider ses acquis. Il pourra ainsi évoluer vers des postes de management en acquérant des compétences en gestion de projet et en communication. Le secrétaire administratif peut aussi évoluer vers des postes plus spécialisés en renforçant ses compétences en droit, en finance ou en ressources humaines. Par exemple, le secrétaire administratif peut s'orienter vers un poste d'assistant de direction, de responsable administratif ou encore d'assistant ressources humaines. S'il travaille dans le secteur privé, le secrétaire administratif peut décider de passer le concours d'État pour exercer dans la fonction publique.

Les employeurs potentiels des secrétaires administratifs sont nombreux et variés, ce qui offre aux candidats une large gamme d’options pour trouver un emploi dans le domaine. Il peut s'agir d'entreprises privées, d'associations, ou même d'organismes publics comme des ministères, des hôpitaux ou des collectivités. Parmi les secteurs dans lesquels peuvent exercer les secrétaires administratifs, on trouve par exemple la finance, les ressources humaines, la vente, la production et le marketing. Les secrétaires administratifs peuvent également être recrutés pour travailler dans des cabinets d’avocats ou des cabinets de conseil. Les opportunités d'emploi pour les secrétaires administratifs sont donc très nombreuses.