Office Manager

Au sein d’une entreprise, les tâches de l’office manager (code ROME M1604) sont nombreuses et très diversifiées. Sa mission essentielle est d’assister le dirigeant de la structure et de le décharger de certaines de ses fonctions. Il est, en particulier, chargé de la gestion des opérations administratives et de la transmission des informations entre la direction et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel) et externes (fournisseurs, banques). Il rédige des synthèses et présente des rapports et des bilans. Selon la taille de l’entreprise qui l’emploie, l’office manager peut aussi prendre en charge la gestion du budget (élaboration et suivi), s’occuper de la comptabilité, planifier et veiller à la mise en uvre des projets qu’il supervise. Ses fonctions l’amènent à connaître parfaitement chaque service de son entreprise et tous les rouages qui assurent son fonctionnement.

Le métier d’office manager est apparu depuis peu en France et il n’existe pas de synonyme exact qui rende compte des mêmes fonctions. Le métier le plus proche est probablement celui d’assistant de direction, mais les missions et responsabilités de l’office manager sont plus étendues.

Même s’il n’existe pas de diplôme obligatoire pour devenir office manager, les recruteurs peuvent demander dans la plupart des cas une formation d’office manager de niveau bac+2 minimum. En outre, plusieurs diplômes permettent d’accéder au poste d’office manager comme un BTS assistant manager de gestion PME-PMI ou un BTS comptabilité. Certaines licences en management comme la licence professionnelle management et gestion des organisations ou encore un diplôme d’école spécialisée de type bachelor en management ou gestion.

Il n’existe pas de formation particulière pour être office manager. Un BTS d’assistant de direction ou d’assistant de manager est le diplôme minimum requis. Pour favoriser l’évolution ultérieure et être capable d’occuper un poste d’encadrement, un Master en Management est un atout. Ces diplômes doivent être complétés par une solide expérience professionnelle d’assistant de direction.

Si vous souhaitez devenir Office Manager, découvrez en détail toutes les informations qui vous permettront d’accéder au métier.

• Assurer l’assistanat du directeur général.
• Gérer les services généraux.
• Gérer les agendas et plannings.
• Assurer la communication interne et externe au travers des flux d’informations.
• Planifier les réunions, rendez-vous et les événements internes.
• Gérer la trésorerie.
• Répondre aux appels téléphoniques.
• Suivre les budgets de l’entreprise.
• Présenter et donner accès aux données et aux résultats de l’entreprise.

• C’est un poste extrêmement motivant, très dynamique et polyvalent.
• Le métier n’exige pas de formation spécifique, mais une bonne expérience dans l’assistanat de direction.
• Le salaire est plutôt attractif dès le début de carrière.

• L’office manager est continuellement sollicité et doit souvent répondre simultanément à des demandes très diverses.
• Ses responsabilités peuvent être génératrices de stress.
• Le métier est en constante évolution, il faut donc rester à la page pour ne pas être dépassé rapidement.

Polyvalence, autonomie et souplesse d’esprit sont des qualités essentielles pour occuper un poste d’office manager. La variété des missions exige de posséder le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation. L’office manager doit faire preuve d’excellentes qualités relationnelles qu’il sait adapter aux différents contextes et interlocuteurs. En effet, celui-ci est en contact permanent avec toute l’équipe, il doit donc savoir gérer les conflits et être à l’écoute des membres de l’équipe.

Il est aussi primordial d’avoir une bonne capacité de communication avec ses interlocuteurs et de pouvoir clarifier et apaiser rapidement les situations. A cela s’ajoutent des qualités d’autonomie et de diplomatie dont l’office manager doit faire preuve au quotidien.
Quant aux compétences techniques, l’office manger doit avoir une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, etc.) qu’il est amené à utiliser quotidiennement.
De plus, un niveau de français irréprochable est indispensable à l’écrit comme à l’oral. La maîtrise de l’anglais peut faire la différence lors du recrutement.

Comme nous l’avons abordé, l’office manager travaille principalement dans des TPE, PME et cabinets spécialisés en comptabilité ou litiges juridiques. En outre, son cadre de travail peut changer en fonction de son employeur. En effet, les équipements, la taille des équipes et l’ampleur des missions ne seront pas les mêmes dans chaque entreprise.
Pour finir, le métier d’office manager est un métier de bureau, il est donc nécessaire de veiller à ce que la position assise prolongée n’engendre pas des problèmes de posture.

Ce sont surtout dans les TPE, les PME et les PMI que l’on trouve des postes d’office manager. Les cabinets comptables, les cabinets juridiques et les entreprises opérant dans le domaine des nouvelles technologies sont les principaux recruteurs.
Toutefois, l’office manager peut également créer sa propre entreprise et travailler à son compte en tant que freelance. Il devra alors prospecter ses clients et s’adapter à chaque entreprise dans laquelle il occupera le poste d’office manager. En tant que freelance, un office manager aura plus de chances de trouver un emploi dans une TPE ou PME plutôt que dans un grand groupe, car ces plus petites entreprises n’ont pas nécessairement les moyens financiers de recruter un office manager en CDI.
De plus, les structures plus importantes peuvent répartir les tâches de l’office manager sur différents postes comme l’assistant de direction et le directeur administratif ou financier. L’office manager doit donc principalement rechercher des clients auprès des TPE et PME.