Assistant administratif

L'employé administratif, code ROME M1607, a de multiples fonctions au sein d'une entreprise. Accueil, prise de note, de rendez-vous, courriers, répondre au téléphone, les journées sont bien remplies et intenses. Que ce soit avec les chefs de service, patrons ou responsables, l'employé administratif est le point névralgique de toutes les actions qui se déroulent dans un bureau. Un employé administratif réceptionne le courrier, le tri et le classe. Dans certains cas, il reçoit le public, le renseigne et le dirige vers le bureau demandé. Accueillir, informer et orienter peut-être le quotidien de certains employés administratifs, tout en effectuant des tâches d'accueil téléphoniques et administratives. Ce travail est varié et regroupe de nombreuses autres missions selon le service ou les demandes : archivages, classement, reprographie, etc. Dans ses nombreuses fonctions, l'employé administratif s'assimile à un emploi de secrétariat excessivement polyvalent. Il est également appelé : agent administratif, agent d'accueil. Il peut lui être demandé de réceptionner des fournitures, gérer des stocks, rédiger des rapports, des lettres. La liste est longue et non exhaustive.

Voici des diplômes et des certifications pour devenir agent administratif :

• CAP Agent administratif.
• Bac Pro Gestion Administration.
• BTS Assistant de Gestion PME-PMI.
• Titre professionnel Secrétaire Assistant(e).
• Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) Assistant(e) de Direction.
• Certificat d’Aptitude Professionnelle (CAP) Employé de bureau.

Un niveau troisième spécialité bureautique permet d'être embauché au poste d'employé administratif même en candidature spontanée. De nombreuses études en bureautique peuvent destiner à cet emploi : CAP Agent administratif, Bac Pro Gestion Administration, Titre professionnel Secrétaire Assistant(e). Ces diplômes peuvent vous aider à acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour réussir dans le domaine de l’administration. Cependant, il est important de noter que les exigences spécifiques pour les postes d’agent administratif peuvent varier selon la société et son statut. Il est également possible de suivre davantage de spécialisation pour évoluer et obtenir un salaire plus important. De nombreuses formations sont disponibles en interne pour les salariés qui souhaitent évoluer en entreprise. Les fonctionnaires sont concernés par la titularisation de leur fonction. Ils seront exposés à une période de stage, avant d'effectuer éventuellement un concours. Ou des années d'expérience prouvant ses aptitudes professionnelles.

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Les missions de l'assistant administratif peuvent varier selon le secteur d’activité de l’entreprise et la taille de l’organisation. Toutefois, elles comprennent généralement la gestion des appels téléphoniques, la planification des rendez-vous, la rédaction de documents, la gestion des courriers, la coordination des réunions, le suivis de dossiers, la gestion des fournitures de bureau, des dépenses, la préparation de rapports et l'exploitation des bases de données. De plus, l’assistant administratif peut être amené à assurer d’autres tâches en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, telles que l’organisation d’événements ou la coordination de projets. Il en est de même s'il suit des formations au cours de sa carrière. Il pourra ainsi être affecté à d'autres taches.

• C'est un métier qui apporte de grandes satisfactions personnelles quand il est bien fait, avec méthode et rigueur.
• L'employé administratif est indispensable auprès de nombreuses personnes. C'est le point central de la bonne marche au sein d'un bureau. Il occupe une place essentielle au sein d'une société.
• C'est un métier de communication, que ce soit avec les clients, les fournisseurs et la hiérarchie. Et répondre aux demandes et aux attentes de tous requiert un grand sens de l'écoute.

• Il faut savoir bien gérer les situations compliquées ou les surcharges de travail. En effet, l'employé administratif a de nombreuses tâches à effectuer et peut se sentir parfois débordé.
• Il peut être difficile de répondre et de satisfaire toutes les demandes, que ce soit au niveau de la hiérarchie, des clients ou des fournisseurs. Servir d'intermédiaire entre plusieurs services ou personnes peut paraître souvent compliqué à gérer.

Il est essentiel de posséder un grand sens de l'organisation, une écoute attentive des uns et des autres au sein de l'entreprise pour répondre correctement aux demandes et aux attentes. De plus, il est important d’être autonome et d’anticiper le travail et les tâches à effectuer. L'assistant administratif maitrise tous les outils informatiques, comme le tableur, le courrier électronique ou la suite bureautique. Il faut savoir bien gérer les situations conflictuelles, surtout pour les contacts téléphoniques avec les clients et les fournisseurs parfois. Il est également appréciable d’avoir une bonne capacité d’adaptation et de faire preuve de discrétion.

L'agent administratif assure une fonction au sein d'un bureau. Il fait donc des horaires simples sur une plage horaire de 8h à 18h. Cependant, il peut arriver qu’il doive travailler en dehors de ces horaires pour répondre aux besoins de l’entreprise. Il ne travaille pas les week-ends et peut aménager son planning en fonction de la société qui l'emploie. Il travaille en équipe et partage parfois son espace de travail avec d'autres collaborateurs comme le ou la comptable ainsi que les employés des ressources humaines. L’agent administratif peut travailler dans un bureau traditionnel, avec un ordinateur et un téléphone. Ou dans un environnement plus dynamique et polyvalent qui nécessite des déplacements réguliers et des interactions avec d’autres départements.

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L'agent administratif peut être embauché dans de nombreuses administrations publiques ou privées, collectivités territoriales ou services de l'État. Parmi les organisations qui en recrutent, on peut citer la Sécurité sociale, le trésor public, l’agriculture ou encore le secteur privé. Le recrutement dans les administrations est très dynamique, surtout en période de surcharge de travail. Il existe aussi des régions victimes d'un désert professionnel, que ne trouve pas assez de personnel pour assurer les fonctions de secrétaire de mairie ou d'agent administratif.