Quelles formules de politesse utiliser dans vos mails et lettres de motivation

Que vous rédigiez un mail professionnel ou une lettre de motivation, les formules de politesse sont d'une importance capitale. Mais elles sont aussi très codifiées : on ne s'adresse pas de la même façon à un recruteur, à un collègue ou à un supérieur.

Et si les formules de politesse ont évolué avec la surabondance des mails, elles n'en demeurent pas moins d'usage. La tendance est aujourd'hui aux phrases courtes et modernes. Petit guide pour mieux vous repérer dans l'utilisation des différentes formules de politesse et soigner votre expression écrite !

Les formules pour commencer un mail

Pour introduire votre mail ou votre lettre de motivation, rien ne vaut un "Madame, Monsieur". Vous ne pouvez pas vous tromper avec cette formule de politesse standard, notamment si vous ne connaissez pas votre interlocuteur. Si en revanche vous connaissez le destinataire et avez pu l'identifier, précisez simplement "Madame" ou "Monsieur" selon le cas.

• Madame, Monsieur : si vous ne connaissez pas la personne
• Madame / Monsieur : si vous avez identifié la personne
• Chère Madame / Cher Monsieur : si vous connaissez déjà bien la personne, sinon à bannir
• Madame X / Monsieur X : à éviter, car trop lourd

N'oubliez pas de dire bonjour ou de saluer la personne avant d'entrer dans le cœur du sujet de votre mail ou de votre lettre de motivation.

Quelles formules pour terminer un mail ou une lettre de motivation ?

La formule finale de politesse à la fin d'un mail ou d'une lettre de motivation est particulièrement importante, puisque c'est la note sur laquelle vous terminez et vous prenez congé de la personne. Mais pas question de conclure sur une phrase pompeuse et surfaite, comme c'était le cas il y a 20 ans. Les codes ont évolué, et c'est un style plus moderne et plus direct qui prévaut désormais. Misez donc sur une formule simple et impactante :

• Sincères salutations : sobre, simple, efficace
• Mes salutations distinguées : si vous souhaitez marquer davantage le coup
• Mes respectueuses salutations : formel et respectueux
• Bien à vous : familier, à réserver entre collègues
• Au plaisir et amicalement : familier, uniquement si vous connaissez bien la personne
• Cordialement : le classique, à utiliser en toutes circonstances (mail pro, lettre de motivation...)

Quelques variantes dans les formules de politesse, selon le contexte :

• Avec mes salutations
• Avec mes remerciements
• Bien cordialement (Pour insister, lorsque vous êtes en contact régulier)
• Amitiés (Expression à réserver pour un destinataire dont vous êtes proche)

Si vous adressez un mail important à un supérieur hiérarchique ou à un recruteur d'une grande entreprise, n'hésitez pas étoffer votre formule pour la rendre plus sophistiquée, sans toutefois en faire trop :

• Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à ma considération distinguée
• Je vous prie de bien vouloir recevoir mes plus respectueuses salutations

Enrichissez vos formules de politesse pour conclure votre lettre de motivation ou mail de candidature

Pour donner envie à un recruteur de vous recontacter, vous pouvez aussi insérer vos formules de politesses finales dans une phrase appelant une réponse de votre destinataire. Par exemple :

• En espérant que ma candidature retienne votre attention, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations
• Me tenant à votre disposition pour un entretien, Madame, Monsieur, je vous prie de bien vouloir recevoir mes respectueuses salutations
• Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à ma considération distinguée

Vous pouvez également opter pour des remerciements, en misant sur des formules de politesse plus sobres :

• Je vous remercie par avance de l’attention que vous porterez à ma candidature
• Vous remerciant par avance du temps que vous m’accorderez

A la fin de ce type de remerciement, ajoutez une virgule, allez à la ligne et concluez par un simple « cordialement » avant de signer.

L'art de bien finir une lettre de motivation

Les formules de politesse à éviter

Il est des formules dépassées, poussiéreuses, voire lourdes qu'il vaut mieux éviter d'utiliser. C'est le cas de l'expression "croire en", différente de "croire à" et qui fait référence au fait de croire en une philosophie ou une religion. Idem avec les "sentiments" et "dévoués" qui sont un peu vieux jeux.

Lorsqu’on s’adresse à un recruteur, on évite en effet l’expression de sentiments trop forts comme nos aïeux pouvaient le faire dans leurs correspondances. Et ce d’autant plus s’ils sont « dévoués », « aimables », « profonds », etc.

Voici des exemples de formules à éviter :

• Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'assurance de mes aimables salutations
• Je vous prie d'agréer mes plus respectueuses salutations
• Veuillez croire en mes respectueux sentiments
• Veuillez croire, cher Monsieur, à mes sentiments cordiaux
• Veuillez recevoir l'assurance de ma considération distinguée
• Je vous prie de croire à mes sentiments les plus dévoués
• Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes sentiments les plus sincères

A noter que le fameux verbe « agréer » sert en premier lieu à exprimer un sentiment. Il introduit donc des termes d’expression, voire d’assurance : veuillez agréer l’expression de… / Veuillez agréer l’assurance de… / veuillez agréer mes sentiments.

Vous pouvez écrire « veuillez agréer mes salutations » (comme on pourrait écrire veuillez agréer mes respects, veuillez agréer mes hommages, etc.) mais vous ne pouvez pas écrire « veuillez agréer l’expression de mes salutations ». Salutations ou expression, vous devez choisir ! En cas de doute, optez pour une formule de politesse plus simple.

Quelles sont les formules de politesse en anglais ?

Comment exprimer sa considération distinguée ou l’assurance de ses meilleurs sentiments dans la langue de Shakespeare ? Comme en français, les formules de politesse en anglais s’emploient selon votre niveau de connaissance et d’intimité avec votre destinataire.

Voici quelques formules de politesses essentielles, traduites en anglais, que vous pouvez facilement utiliser dans un mail :

• Cher(e) : Dear – La formule « dear » est courante pour s’adresser à des amis ou des collègues. Pour un style plus formel, si par exemple vous vous adressez à un recruteur, on lui préfèrera « Dear Mr » ou « Dear Mrs ». Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire, « Dear sir or Madam » est l’équivalent de la formule de politesse « Madame, Monsieur » en français. Mais cette expression tend à devenir désuète, notamment en raison des questions de genre.
• Cordialement : Yours faithfully (UK) /Faithfully yours (US). Dans le cas où vous connaissez le destinataire, dans un style qui reste formel, vous pouvez opter pour « Yours sincerely (UK) / Sincerely yours (US) ». Des formules plus informelles mais tout autant utilisées en anglais sont les expressions « Best regards », ou « Kind regards », également synonymes de cordialement en français.
• Amicalement : Best wishes. A réserver pour ses proches. Vous pouvez aussi opter pour une autre expression informelle : « With love from [+ nom] » qui n’a rien avoir avec le champ lexical de l’amour en français.
• Bien à vous : Yours. Respectueux et formel. Vous pouvez aussi utiliser l’expression « Regards ».
• Respectueusement : Respectfully / Respectfully yours
• Merci pour : thank you for. Une expression très utile en anglais, à l’oral comme à l’écrit : thank you for the answer (merci pour votre réponse), thank you in advance for (merci d’avance pour), thank you for your time (merci du temps que vous m’avez accordé), thank you for your consideration (merci pour votre intérêt), thank you for your ability (merci de votre disponibilité)

Les erreurs courantes et maladresse à éviter

Pour conclure, voici quelques erreurs courantes à ne pas commettre pour une personne très à cheval sur la politesse, que ce soit dans vos emails ou lettre de motivation.

Tout d’abord, la fameuse confusion entre « à l’attention de » ou « à l’intention de » au début d’une lettre quand on souhaite préciser son destinataire. Retenez qu’on écrit dans un courriel ou une lettre de motivation « à l’attention » de quelqu’un. C’est équivalent d’écrire « à l’adresse de », c’est-à-dire que vous précisez l’identité de votre destinataire. En revanche, « à l’intention de » signifie « en l’honneur de » et cette locution sert plutôt à rendre hommage. Par exemple, vous achetez un cadeau à l’intention d’un ami !

On écrit également « je vous saurais gré » (verbe savoir) et non « je vous serais gré (verbe être).

Autre erreur, moins connue, le participe présent « en espérant que » doit être suivie par le pronom personnel « je » dans la suite de la phrase : « en espérant que ma candidature…, je vous prie de… » et non « en espérant que ma candidature…, veuillez trouver… »

Mr ou M., Mlle ou Mme… Prenez garde aux abréviations !

En termes de civilité, on évite désormais Mademoiselle pour lui préférer Madame en toutes circonstances. La bonne abréviation est donc Mme.

De même, la seule et unique abréviation correcte de « Monsieur » en Français est « M. » : « Mr » est en réalité l’abréviation de « Mister » en anglais.

Au pluriel, cela donne donc MM. et Mmes.

Bien entendu, on évite absolument les abréviations comme « cdt », « A + », « Asap », « num », etc. Les familiarités comme les smileys ou des formules comme « à la prochaine » ont également à bannir !

Formules de politesse, salutations… Comment doser entre respect, politesse et considération ?

Ne confondez pas courtoisie et familiarité : ne soyez pas trop affectueux ou amical si vous ne connaissez pas votre interlocuteur. Restez formel et proscrivez les « chaleureuses salutations » ou les « sentiments sincères » si vous écrivez à monsieur l’inspecteur, madame la directrice ou dans le cadre d’une candidature.

Autre écueil, vouloir en faire trop dans ses formules de politesses et apparaître ainsi trop pompeux dans l’adresse ou la formule finale de ses courriels ou de ses lettres. Par exemple : Grande considération, profond respect, honneur de solliciter, salutations les plus sincères, haute considération… sont des expressions à réserver pour une personne à laquelle vous pourriez rendre hommage, d’un rang social élevé ou quelqu’un de qui vous recherchez le pardon, la grâce ou toute action favorable telle qu’une éminence religieuse, un Garde-des-sceaux, un préfet ou sous-préfet, votre amie la baronne, le comte ou la comtesse. Des cas plutôt rares !

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