Secrétaire de direction

Dans le cadre de sa fonction, un directeur a très souvent besoin d'être secondé par une autre personne. Celle-ci, grâce à ses compétences, a pour but de l'aider à gagner du temps et donc de se concentrer sur ses propres missions. C'est donc à elle que revient la tâche de la gestion administrative interne, mais aussi la gestion de toutes les relations externes de l'entreprise.
Le secrétaire de direction (code ROME M1604) est ce collaborateur, ce bras droit du directeur qui joue le rôle d’interface entre tous les acteurs de l'entreprise et son chef. Il sera alors chargé de gérer les appels, les mails, l'agenda du directeur, d'organiser des événements et réunions et de suivre tous les dossiers (clients, personnels, fournisseurs).
La fonction de secrétaire de direction est aussi connue sous d'autres appellations. Il s'agit par exemple de l’assistant de direction, l’assistant de manager, l’office manager, l’attaché de direction ou encore l’assistant d’unité opérationnel.

Les principaux diplômes pour exercer le métier de secrétaire de direction et faire carrière dans le domaine du secrétariat à partir du bac sont le bac professionnel gestion-administration et le bac sciences et technologies du management et de la gestion (STMG). Il est ensuite possible de poursuivre des études en BTS gestion de la PME ou assistant de gestion de PME/PMI, mais aussi le BTS support à l’action managériale.
Certains BUT permettent également de trouver un emploi en tant que secrétaire de direction comme le BUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) ou le BUT gestion administrative et commerciale (GACO.)
Pour finir, les candidats souhaitant continuer leurs études peuvent suivre une licence administration et gestion des entreprises afin d’atteindre un niveau bac +3.

Il existe plusieurs formations de secrétaire de direction pouvant faciliter une insertion professionnelle. En effet, il est recommandé d'avoir au préalable le niveau de la classe de terminale pour ensuite passer un bac professionnel en gestion et administration ou un bac technologique en sciences et technologies du management et de la gestion (STMG).
Après le bac, il est possible de préparer un BTS Gestion de la PME, le BTS support à l’action managériale ou encore le BTS assistant secrétaire trilingue. Il existe également le BUT option carrières juridiques ou gestion administrative et commerciale (GACO), ainsi que le BTS option gestion des entreprises et des administrations (GEA).
Enfin, l'accès au métier dans le secteur public se fait sur concours.

Vous envisagez une carrière de Secrétaire de direction ? Découvrez les différentes étapes pour vous former dans ce métier.

• Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs ou collaborateurs.
• Rédaction des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions.
• Participation à la gestion financière et/ou comptable de l'entreprise.
• Tenue de l'agenda du directeur et de ses employés.
• Préparation et organisation des réunions.
• Participation à la communication interne et externe.
• Classement et tri de dossiers administratifs.

• C'est un métier dans lequel on constitue un important carnet d'adresses.
• Il s’agit d’un poste riche en expériences en termes de gestion relationnelle, émotionnelle et humaine.
• Le rôle du secrétaire de direction est un rôle clé, car celui-ci est en contact avec presque tous les interlocuteurs.

• Ce métier demande une disponibilité permanente et peut induire beaucoup de stress à certaines périodes.
• Les heures supplémentaires sont fréquentes.
• Le secrétaire de direction est le premier interlocuteur des clients, collaborateurs ou fournisseurs. De ce fait, si un quelconque problème survient, celui-ci est le premier informé, ce qui peut causer une certaine pression.

Ce métier, qui peut être exercé par un homme ou par une femme, nécessite plusieurs qualités. Il faut évoquer avant tout une excellente présentation, de très bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle et le sens de l'organisation. Une personne qui envisage de faire ce métier doit être disponible, autonome, toujours souriante et faire preuve de sang-froid pour gérer certaines situations.
En plus de savoir utiliser les nouvelles technologies, l'esprit d'initiative, la discrétion, l'adaptation à toute situation et le sens de l’observation lui seront aussi nécessaires dans l'exercice de ses fonctions.
Enfin, certaines entreprises rayonnant à l’international exigent des connaissances en langues étrangères, notamment en anglais.

Le secrétaire de direction évolue dans le domaine administratif au sein d’entreprises de tailles et de secteurs très variés. Celui-ci est donc amené à traiter avec de nombreux interlocuteurs, ce qui peut induire une fatigue mentale importante à la fin de la journée.
En outre, ses journées peuvent être longues et chargées et il est important de veiller à sa santé et de s’octroyer des pauses régulières.

Un grand nombre d’entreprises privées ou publiques, de collectivités territoriales et d’associations ont besoin d'avoir un secrétaire de direction dans leur personnel. Il s’agit donc d’un métier particulièrement attractif pour les demandeurs d’emploi intéressés par le secrétariat.
En outre, de nombreux secteurs recrutent des secrétaires de direction, les missions peuvent quelque peu varier en fonction de l’entreprise ou de l’organisme intégré, mais le rôle du secrétaire de direction reste le même.